Eventos online con tu cuenta de ZOOM Webinars
Esta guía está orientada a los Administadores de plataforma de SYMPOSIUM. Para el Administador de plataforma puede ser de interés conocer con detalle Cómo se reserva un Webinar desde el punto de vista del Organizador de eventos.
Este módulo para SYMPOSIUM facilita que tu universidad use su propia licencia de ZOOM Webinars integrada en la plataforma y en el flujo de los eventos. Podrás proporcionar salas de ZOOM Webinar a los eventos con una gestión automatizada de reservas y, si quieres, también con un control manual.
- Los organizadores recibirán credenciales únicas para iniciar las sesiones de Webinar
- Los asistentes inscritos a un evento recibirán enlaces para unirse a la sesión de Webinar
- Al final de cada sesión, la plataforma generará automáticamente un informe de asistencia, tanto para el organizador como para los administradores
Para que este módulo funcione en tu plataforma de eventos, tienes que autorizar a nuestra aplicación SYMPOSIUM Events -publicada en ZOOM Marketplace- dentro de tu cuenta de ZOOM.
SYMPOSIUM nuca usa la cuenta maestra de ZOOM. Es necesario que tengas al menos un usuario con licencia ZOOM Webinars dentro de tu cuenta maestra de ZOOM.
Cómo funciona
El modelo de integración de cuentas propias de ZOOM tiene que ver con hacer disponibles salas de Webinar para los organziadores de eventos. Es decir, aplicamos un modelo de ZOOM como servicio, de modo que se puede compartir una licencia de ZOOM Webinars con toda la plataforma.
Una cuenta maestra de ZOOM puede contener múltiples usuarios (subcuentas). Cada usuario puede tener licencia para distintos servicios de ZOOM. En SYMPOSIUM se utilizan los usuarios con licencia ZOOM Webinars. El modelo consiste en que puedes adquirir licencias para usuarios y compartirlas con toda la plataforma, de modo que los organizadores usen las licencias de Webinar como salas disponibles. No será necesario disponer de licencias nominales. Cuando un organizadore de evneto solicita una sesión de Webinar, SYMPOSIUM proporciona una sala reservada y garantizada de las que hay en la cuenta de la universidad y llegado el momento de iniciar la sesión, envía credenciales a los organizadores para usar la sala. A su finalización, las credenciales expiran y la sala queda libre. SYMPOSIUM no puede crear nuevos usuarios dentro de la cuenta ZOOM de la universidad, tampoco borrarlos. En su lugar, SYMPOSIUM obtiene la lista de subcuentas y pone a disposición de la plataforma las que tengan licencia de ZOOM Webinars. Los Administradores de la plataforma pueden decidir cuántas y cuáles de esas subcuentas se convierten en salas disponibles.
Tras vincular la cuenta ZOOM con SYMPOSIUM, las subcuentas aparecen listadas, pero estarán desactivadas. Los Administradores de plataforma pueden activar una, varias o todas las subcuentas con licencia ZOOM Webinars. También pueden desactivarlas.
Guía visual
Requisitos para vincular la cuenta ZOOM
- Disponer de una licencia de SYMPOSIUM para tu universidad y del módulo de integración con ZOOM
- Ser Administrador de una cuenta ZOOM y ser Administrador de la plataforma SYMPOSIUM
- Que en la cuenta de ZOOM haya, al menos, un usuario (subcuenta) con una licencia ZOOM Webinars
- Cerrar cualquier sesión en el website de ZOOM que tengas abierta en tu navegador
En este vídeo mostramos todo el proceso de vincular la cuenta ZOOM con SYMPOSIUM paso a paso.
Cómo configurar la cuenta ZOOM con la aplicación SYMPOSIUM Events
Paso 1: Vincular la cuenta ZOOM
Hac login en tu plataforma SYMPOSIUM. Navega hacia Administración > Webinars > Gestionar cuenta ZOOM.
Encontrarás un botón Vincular cuenta. Haz clic en él y SMPOSIUM te llevará al portal web de ZOOM. Haz login en ZOOM con la cuenta que vayas a vincular.
La aplicación SYMPOSIUM Events necesitará acceder a tu cuenta ZOOM. Antes de autorizarla, consulta toda la información sobre los alcances y permisos que SYMPOSIUM va a usar.
Cuando esté todo listo, haz clic en el botón Authorize. Una vez que la cuenta está vinculada, regresarás a la sección de SYMPOSIUM en la que estabas. En el bloque Gestionar cuenta ZOOM, ahora aparecerá una lista con todos los usuarios. En adelante, denominaremos Salas de Webinar a estos usuarios.
Acepta la instalación
La aplicación SYMPOSIUM Events necesitará acceder a tu cuenta ZOOM. Antes de autorizarla, consulta toda la información sobre los alcances y permisos que SYMPOSIUM va a usar.
Cuando esté todo listo, haz clic en el botón Authorize. Una vez que la cuenta está vinculada, regresarás a la sección de SYMPOSIUM en la que estabas. En el bloque Gestionar cuenta ZOOM, ahora aparecerá una lista con todos los usuarios. En adelante, denominaremos Salas de Webinar a estos usuarios.
Acepta la instalación
Paso 2: Activar Salas de Webinar en SYMPOSIUM
La lista muestra todos los Salas de Webinar que hay dentro de la cuenta maestra de ZOOM. Para que los organizadores puedan usarlas, debes activar alguna. Hay un botón Activar por cada Sala de Webinar y un botón Cambiar contraseña por cada Sala de Webinar activada.
Paso 3: Configurar el Modo de asignación
Las Salas de Webinar pueden funcionar de dos modos: manual o automático. Debes decidir cómo funciona cada Sala de Webinar que hayas activado.
- Las reservas de Sala de Webinar automática pueden ser autorizadas por SYMPOSIUM en el momento de la solicitud (lo cual causa una grata experiencia de usuario a los Organizadores de eventos)
- Las reservas de Sala de Webinar manual sólo puede ser autorizadas por un Administrador de plataforma
Puedes Desactivar Salas de Webinar siempre que no estén reservadas para un evento.
Paso 4: Configuración
Este paso es opcional. Sirve para ajustar algunos límites de uso para las Salas de Webinar. Si no se hacen ajustes concretos, SYMPOSIUM aplicará unos límites estándar.
- Máximo y Mínimo número de Días de antelación para aceptar reservas (por defecto, máximo 60 días, mínimo 0, por tanto, se podría reservar en cualquier momento).
- Duración máxima y mínima en minutos de una sesión de Webinar (por defecto, máximo 240 minutos, mínimo 30).
- Tiempo de preparación (sala de espera, por defecto 30 minutos).
- Tiempo de cortesía en minutos, que se añadirá al horario de finalización de la sala (por defecto, 15 minutos).
Cómo desvincular la cuenta ZOOM
Es posible que en algún momento quieras desvincular la cuenta ZOOM de la plataforma de eventos. Las Salas de Webinar dejarán de estar disponibles y si alguna estuviese reservada, nunca llegará a funcionar. Además, dejarás de tener acceso a los infores de asistentes a las sesiones de Webinar que se hubiesen celebrado.
Paso 1: Desvincular la cuenta
Visita en la plataforma Administración > Webinars > Gestinar cuenta ZOOM. Encontrarás el botón Desvincular cuenta. Haz clic en él.
Paso 2: Confirma la desvinculación
SYMPOSIUM te pedirá confirmación dos veces, dado que tras desvincular, dejarás de tener acceso a informes y bloquearás cualquier sala reservada a futuro. Además, si hay alguna sesión de Webinar en marcha, se cerrará sin previo aviso a los participantes y borrará toda la información referida a ella.
Paso 3: en la web de ZOOM desinstala la aplicación
- SYMPOSIUM te redirigirá al portal ZOOM Marketplace. Haz login y busca el menú «Aplicaciones instaladas».
- Localiza SYMPOSIUM Events en la lista de aplicaciones y haz clic en el botón Desinstalar.
- Confirma la desinstalación. ZOOM preguntará la razón de ello y, opcionalmente, si quieres que SYMPOSIUM conserve los datos.
- Al regresar a SYMPOSIUM ya no tendrás acceso al listado de Salas de Webinar.
IMPORTANTE: Si más adelante vuelves a vincular la cuenta, no tendrás acceso a los informes de la anterior vinculación.
Cómo gestionar sesiones de Webinar activas
Muy importante: debes hacer toda la gestión desde SYMPOSIUM. Si haces cambios en la web de ZOOM, SYMPOSIUM no será notificado y todo dejará de funcionar. La integración con ZOOM no es bidireccional. SYMPOSIUM no puede leer cambios que hayas hecho en los Webinars usando la web de ZOOM. También es recomendable que los usuarios de la subcuenta no se usen fuera de la integración SYMPOSIUM para evitar colisiones de fechas reservadas.
Modo de asignación
Haz login en SYMPOSIUM. Visita Administración > Webinars > Gestionar cuenta ZOOM > Salas de Webinar activas.
La lista mostrará las Salas de Webinar disponibles.
Las Salas de Webinar pueden funcionar de dos modos:
- Modo automático: SYMPOSIUM se ocupa de gestionar las reservas que envíen los Organizadores de eventos, siempre que haya una sala libre en el calendario que se solicite;
- Modo manual: la petición de sala Webinar se queda anotada, pero sin reserva garantizada. Deberá intervenir un Administrador de plataforma para autorizar su uso, después de comprobar la disponibilida. También es posible reasignar una sesión de Webianr asignada a una sala a otra que esté disponible, por ejemplo porque necesite un aforo mayor.
Por defecto, las Salas de Webinar están en modo manual. Para que SYMPOSIUM pueda hacer gestión de las reservas, debes cambiar el modo a Automático. El proceso inverso, cambiar a manual una Sala de Webinar que esté en modo automático sólo se puede hacer si no tiene reservas confirmadas a futuro.
Salas de Webinar activas
Si hay reservas de Salas de Webinar confirmadas, los Administradores podrán ver un listado en pantalla haciendo clic en el botón Webinars. Ese listado indica la fecha y hora de inicio de la sesión y, esto es importante, el horario en el que la Sala de Webinar estará bloqueada para otras peticiones. El botón Editar permite al Administrador obtener todos los datos de la sesión y, eventualmente, reasignarla a otra Sala de Webinar que esté disponible.
IMPORTANTE: la reasignación de un Webinar ya programado para ocupar otra Sala distinta de la que tenía asignada inicialmente conlleva que se borrará el Webinar y se creará de nuevo vinculado a la otra Sala. Si el Webinar tenía designados Panelistas, el Organizador del evento tendrá que invitarles de nuevo porque el enlace que recibieron ya no servirá.
Desactivar una Sala de Webinar
Si hay reservas de Salas de Webinar confirmadas, los Administradores podrán ver un listado en pantalla haciendo clic en el botón Webinars. Ese listado indica la fecha y hora de inicio de la sesión y, esto es importante, el horario en el que la Sala de Webinar estará bloqueada para otras peticiones. El botón Editar permite al Administrador obtener todos los datos de la sesión y, eventualmente, reasignarla a otra Sala de Webinar que esté disponible.
Calendario de Webinars
El bloque Calendario de Webinars muestra la misma información que se puede consultar en la lista anterior, pero de una forma más intuitiva, como calendario.
- Sesiones de Webinar solicitadas, pero no asignadas (en gris)
- Sesiones de Webinar con reserva garantizada (en azul)
- Sesiones de Webinar en curso (en azul)
Webinars que se van a iniciar
Esta lista estará normalmente vacía. Sólo se mostrarán aquí las sesiones de Webinar que están cerca de su inicio y para las cuales aún no se han generado las credenciales. El proceso de generación de credenciales requiere apenas unos segundos. Si por algún motivo un Organizador avisa de que debería tener ya las credenciales y no le han llegado, quizás su Webinar salga en esta lista y el Administrador podrá generarlas manualmente.
Peticiones de sala sin asignar
En este bloque aparecen las sesiones de Webinar que están solicitadas, pero que no han obtenido una reserva garantizada. Esto ocurrirá por dos posibles motivos:
- que no haya una Sala de Webinar disponible en el tramo horario que se solicita;
- que no haya una Sala de Webinar activa y en modo automático.
El Administrador puede lanzar la asignación de reserva garantizada a una solicitud de dos modos:
- Asignación automática: SYMPOSIUM intentará asignar a la solicitud un Sala de Webinar que esté disponible y en modo automático. Pero posiblemente la solicitud esté en esta lista porque no existe una sala que se pueda asignar automáticamente, por lo que puede ser necesario pasar al siguiente supuesto;
- Asignación manual: el Administrador podrá asignar a una solicitud de Webinar una Sala de Webinar configurada con asignación manual. Aparecerá un listado de Salas de Webinar entre las que elegir. Si se intenta la asignación manual de una Sala de Webinar que está ocupada en el tramo horario solicitado, se avisará con un mensaje de alerta y se podrá intentar la asignación manual de otra Sala de Webinar. Si no es posible asignar manualmente ninguna Sala de Webinar, comprueba el Calendario de Webinars y el listado de Salas de Webinar del bloque Gestionar enlace con cuanta ZOOM. Es posible que necesites activar alguna otra subcuenta como Sala de Webinar o contratar a ZOOM más licencias de Webinar.
Cuando no es posible la asignación de Sala de Webinar a una solicitud, se puede continuar por alguna de estas vías:
- Contactar con el Organizador para que solicite el Webinar en otro tramo horario;
- Contratar una nueva subcuenta con licencia de ZOOM Webinars y activarla como Sala de Webinar disponible para la plataforma, para después asignarla a la solicitud
Límites para los Organizadores de eventos
El bloque Configuración permite establecer algunos valores que se aplicarán a todas las peticiones de Webinar en la plataforma:
- Máximo y mínimo número de días de antelación para solicitar un Webinar;
- Duración máxima y mínima en minutos de un Webinar;
- Tiempo de la sala de espera (indica con qué antelación se generan las credenciales para los OrganizadoreS);
- Tiempo de cortesía en minutos que se añade a la hora de cierre del Webinar para dar tiempo a cerrar la sesión.
Obtener informes de asistencia a Webinars
Como Administrador de paltaforma, puedes obtener informes de asistencia de todos los Webinars celebrados en eventos de la universidad y que se hayan gestionado con SYMPOSIUM. Haz login en la plataforma y entra en Administración > Webinars > Informes de webinars.
Se mostrará una lista de Webinars ya celebrados. Los informes los proporciona ZOOM y SYMPOSIUM los solicita justo al terminar cada Webinar. También pueden solicitarse, si no están disponibles, manualmente con el botón Solicitar. Sólo se pueden obtener informes de Webinars que realmente se hayan celebrado y a los que haya asistido, al menos, un participante. Si solicitas manualmente un informe, puede necesitar hasta media hora en generarse (según indica ZOOM). Si pasado ese tiempo, al recargar la página, el informe no está o aparece de nuevo el botón Solicitar, significa que ZOOM no dispone del informe y no puede obtenerse.
Descarga el informe con el botón Descargar. Se entregará un fichero en formato hoja de cálculo Excel.
A veces, algo puede no ir bien en la generación de un informe, normalmente motivado por incidencias en la comunicación entre tu ordenador, el servidor de SYMPOSIUM y el servidor de ZOOM. Si esto ocurre, encontrarás un aviso de Error en el informe que has solicitado. Podrás solicitarlo de nuevo. Si el mensaje de error persiste, o si simplemente nunca llega a aparecer el botón Descargar pasada media hora, es posible que ZOOM nunca lo proporcione. SYMPOSIUM no puede obtenerlo si ZOOM no lo entrega. Entre los motivos para que eso ocurra, aparte de que se cumplan los requisitos mínimos para obtener informes, se debe tener en cuenta si se han hecho modificaciones en la licencia de ZOOM y en la vinculación de esta con SYMPOSIUM.