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Integración de la cuenta de ZOOM Webinars con SYMPOSIUM

En este artículo, explicamos cómo funciona la integración de la cuenta de ZOOM Webinars de la universidad desde el punto de vista del organizador de eventos que solicita una sala Webinar.

El modelo de integración de la cuenta de ZOOM con SYMPOSIUM está orientado al uso compartido de múltiples salas de ZOOM Webinars entre todos los organizadores de eventos. El ciclo de vida de cada sesión de Webinar se integra en el flujo de gestión de cada evento.

  • Recibirás unas credenciales únicas para ocupar la sala.
  • Los asistentes inscritos a los eventos recibirán enlace para participar.
  • Al terminar cada webinar, la plataforma generará automáticamente el informe de asistencia.

La visión del organizador de eventos

Cómo solicitar una sala de Webinar

Como organizador de eventos, puedes solicitar salas de Webinar desde el menú Contenido > Programa / Videoconferencias. El proceso es muy sencillo y consiste en que indiques:

  • Título del Webinar
  • Fecha y hora en que debe comenzar
  • Duración en minutos
  • Si quieres habilitar la sala de espera o dar acceso automático a los participantes

Cómo confirmar que dispones de la sala de Webinar

Una vez que has solicitado una sala para tu evento, SYMPOSIUM consultará las que estén activas en la plataforma y con asignación automática. No se tendrán en cuenta las salas que estén activas, pero con gestión manual.

  1. Se calcula el tiempo total de reserva de la sala, que consiste en la suma de:
    1. Tiempo de preparación (antes de la hora de inicio del webinar)
    2. Duración de la sala
    3. Tiempo de cortesía (después de la hora de fin del webinar)
    4. Tiempo de postprocesado que necesita la plataforma de eventos
  2. Se recorre secuencialmente la lista de salas activas y con asignación automática para localizar cuál tiene disponible todo el intervalo de tiempo que se necesita bloquear:
    1. Si se encuentra una sala libre en el horario que se necesita, se le asigna
    2. Si no se encuentra una sala disponible en el horario solicitado:
      • se guarda la solicitud y se informa al organizador
      • se muestra sugerencia de contactar con los administradores de la plataforma para que le proporcionen una sala

Inicio de la sesión de webinar

Llegada la fecha en que se celebra el Webinar, SYMPOSIUM realiza varios procesos:

  • Con la antelación que se haya configurado en la plataforma, genera las credenciales de uso de la sala asignada y te las envía:
    • Dirección web para abrir la aplicación Zoom
    • Nombre de usuario, que es el email asociado a la sala
    • Contraseña, que genera la plataforma
  • Te envía por email esas credenciales y también las pone a tu disposición en el menú Contenido > Programa / Videoconferencias, donde realizaste la solicitud.
  • Envía por email a todos los asistentes inscritos al evento una dirección web para acceder a la sala. También la hace disponible para ellos en su panel privado de usuarios, deberán hacer login con su cuenta personal.

Finalización del webinar

Diez minutos antes de la hora de finalización del Webinar, SYMPOSIUM te enviará un email de aviso para que puedas cerrar la sesión a tiempo. Llegada la hora prevista de cierre, aún dispondrás de un tiempo de cortesía antes de que la sala se cierre automáticamente. Los administradores pueden decidir cuántos minutos se otorgan como cortesía.

Pasado el plazo de cortesía, si no cerraste la sesión de Webinar, SYMPOSIUM la finaliza automáticamente con un aviso en pantalla para los asistentes. Se cierra la sala y comienza el proceso de generación del informe de asistencia, que estará disponible en un máximo de 30 minutos:

  • Para los organizadores en el menú Contenido > Programa / Videoconferencias.
  • Para los administradores en su Panel Administración > Webinars > Informes de Webinars.

El informe sólo se genera si ha habido al menos un asistente a la sesión, aparte del propio anfitrión.