Symposium ofrece Zoom, una plataforma de videostreaming, a los organizadores que necesiten retransmitir sus eventos online.

El equipo de Symposium preparará una sala de reunión a los organizadores que la soliciten, al tiempo que estos serán asignados como anfitriones, con el cometido de moderar a los participantes de la videoconferencia y finalizar la reunión cuando estimen.

Con este servicio es posible:

  • Programar una reunión con hasta 100 participantes
  • Grabar la sesión para después insertarla en la web del evento
  • Compartir la pantalla con la audiencia
  • Utilizar la pizarra virtual para ilustrar ideas
  • Hacer partícipes a los oyentes y atender sus consultas mediante un chat integrado

Para ello, el organizador del evento puede contactar con nuestro equipo de soporte para indicarnos la fecha y el tramo horario de la emisión online. Podrá hacerlo escribiéndonos a través de nuestra plataforma de ticketing https://symposium.freshdesk.com/support/tickets/new

Una vez acordada la fecha de la emisión, los agentes de soporte técnico proporcionarán el enlace a la sala de reuniones y crearán una sección específica y privada en el evento para que los asistentes confirmados puedan acceder a la retransmisión desde la misma web del acto.

Esta herramienta de Google te permite conectarte con más personas en una misma sala. Todos los asistentes pueden activar su cámara y micrófono, además de intervenir en el chat. Es una opción válida para eventos con un número controlado de asistentes, donde pueden intervenir varias ponencias.

Google Meet facilita el proceso de conectarse a la videoconferencia a través de un enlace que puedes compartir en la web de tu evento o bien, realizar una invitación a través de la opción “Enviar correo asistentes” de Symposium.


Los participantes pueden unirse en cualquier momento y acceder con cualquier dominio de email.

Configurar una videoconferencia y enviar invitaciones a los asistentes

Lo único que necesitas para iniciar una videoconferencia será disponer de una cuenta G suite de Google.

  1. Encontrarás Meet entre las Aplicaciones de Google

2. Inicia una nueva reunión

3. Copia y facilita el enlace de acceso a la videoconferencia a los asistentes al evento

Puedes configurar una convocatoria en Google Calendar e invitar a los interesados

  1. Accede a Google Calendar desde las Aplicaciones de Google
  2. Selecciona el día en el calendario y crea un nuevo evento
  3. En “Añadir ubicación o conferencias” selecciona la opción “conferencia”
  4. Por último invita a los asistentes y ponentes a los que quieras enviar el enlace para unirse a la videoconferencia.

Crea una sección en el menú de tu evento para los asistentes

Publica el enlace a la videoconferencia en una sección del menú de tu evento. De esta forma los asistentes lo tendrán más fácil para acceder.

ComoConectarGoogleMeet

Recuerda que si tu evento tiene configurado el registro mediante inscripción, puedes controlar el acceso a esta sección, limitándola solo a asistentes confirmados.

Symposium nació como una herramienta destinada a la organización de eventos y congresos académicos, pero recientemente su crecimiento y posibilidades han hecho que más entidades se interesen por ella para gestionar sus actividades.

Los congresos son, por lo general, las actividades más atractivas para los ámbitos académicos y empresariales con más networking. Symposium habilita sus herramientas principales para simplificar la gestión de este tipo de eventos gracias a su amplio abanico de funcionalidades diseñadas para facilitar estas tareas:

  • Gestión de asistentes e inscripciones
  • Cobros via TPV Virtual, PayPal, transferencia bancaria, …
  • Control de asistencia
  • Comunicaciones con los asistentes
  • Call for papers
  • Revisión y validación de documentación
  • Agenda del evento
  • App para dispositivos Android e iPhone

Si estás pensando en organizar un evento y necesitas una herramienta que te asista en la tarea, contacta con nosotros.

Publica los nuevos eventos en tu canal oficial en las redes sociales (Facebook, Twitter o Google +), automatiza la difusión con el menor esfuerzo.

Para esto vamos a usar herramientas que permiten exportar un canal RSS a envíos a redes sociales automáticamente. Symposium genera automáticamente varios canales RSS, o canales de suscripción de noticias.

Estos canales son un formato estándar que permite que cualquier usuario que utilice una herramienta de lector de RSS o lector de noticias, pueda permanecer informado continuamente de las novedades provistas por un canal de información. En nuestro caso, Symposium genera canales RSS para los eventos próximos, eventos por localización, por categoría, por facultad o incluso uno propio por evento para las noticias del mismo.

En este ejemplo vamos a utilizar el canal RSS generado de los eventos próximos, el enlace a este canal RSS lo podemos encontrar en la pantalla de inicio de nuestro portal de eventos, con un icono que lo identifica como RSS.

CanalRSS

 

Utilizaremos el servicio web Dlvr.it http://www.dlvr.it para vincular los próximos eventos con nuestras redes sociales. Podremos hacernos una cuenta gratuita de este servicio rápidamente e incluso usar nuestra cuenta de Facebook para entrar en él sin necesidad de registrarnos previamente.

Una vez hemos iniciado una sesión de usuario en este servicio, tenemos la opción de publicar a redes sociales desde un Feed de noticias, lo veremos identificado con el mismo icono que usamos en Symposium.

Iniciar Feed en Dlvr.it

En la siguiente pantalla únicamente tenemos que pegar la url de nuestro canal de noticias RSS que podemos obtener haciendo clic con el botón derecho sobre el icono de Symposium, y desde el menú del navegador Copiar dirección de enlace, ir a la pantalla de Dlvr.it para pegarlo. Tendremos que validarlo, y unos segundos después ya podremos añadir las redes sociales que gestionemos para seleccionarlas como destino de la publicación de nuevos eventos.

Opciones de publicación de Dlvr.it

Una vez tenemos añadidas nuestras redes sociales, hacemos clic en Done para validarlo. Felicidades ya tienes tus redes sociales vinculadas a los próximos eventos de tu portal de Symposium.

Con la herramienta mapa podemos añadir hoteles, restaurantes y otras sedes asociadas a tu evento.

Es importante que los asistentes a un evento sepan cómo localizar los puntos de interés que nosotros deseemos, en nuestro caso de ejemplo tendremos 3 sedes del evento durante los días que dura, además hemos concertado con 4 hoteles diferentes el alojamiento de los asistentes.

Vamos a usar para esto la herramienta de mapa.

Herramienta mapa

 

En el mapa que tenemos disponible, podremos ver un icono localizando la sede principal de nuestro evento. Vamos ahora a añadir ahora dos sedes más a nuestro mapa. Para esto hacemos clic sobre el botón de marcador y nos movemos con el mapa para situarnos en el punto de la nueva localización, y hacemos clic para situar este nuevo punto. Cuando hacemos clic sobre el icono del marcador, el cursor cambia a una cruz, con lo que podremos hacer clic en un punto del mapa para añadir un nuevo marcador.

Marcador sede

 

Una vez hacemos clic en Aceptar, quedará añadido a nuestro mapa de lugares asociados a nuestro evento. Añadimos entonces los marcadores de los hoteles, al igual que hemos añadido las sedes, haremos lo mismo con nuestros 4 hoteles. Como se puede ver se puede seleccionar el icono, para indicar que el marcador hace referencia a un hotel. También podremos añadir marcadores para indicar restaurantes, estaciones de tren o aeropuertos y demás.

Una vez guardamos los cambios veremos en un listado todos los lugares añadidos a nuestro mapa.

hoteles mapa

 

Una vez añadimos estos lugares en el mapa, el mapa asociado a nuestro evento permitirá a todos los asistentes poder encontrar los lugares a los que desplazarse, utilizar Google Maps para llevarles a su destino usando Google Navigation o acceder desde nuestro móvil con la aplicación móvil de Symposium.

 

 

 

 

¿Tienes un evento con actos asociados? Te enseñamos cómo gestionarlos.

En primer lugar debemos tener claro que cosas tendremos como actos asociados sobre los que queramos mayor opción de control, por ejemplo, si disponemos de una cena de gala en nuestro evento con una capacidad para 200 personas, o bien una visita con bus turístico que tiene un coste de 12 euros sobre el precio de la inscripción del evento. Es en estos casos los que podemos asociar a productos.

En la edición del evento deberemos acceder al apartado Venta de productos, desde aquí podremos dar de alta estos elementos asociados a la inscripción de un evento.

Venta de productos

 

Una vez entramos en la herramienta podemos añadir nuevos productos indicando su nombre, una imagen que queramos asociar, una descripción del mismo, unidades en stock, número máximo por inscripción, fecha de disponibilidad y el precio.

En el primer caso de nuestro ejemplo, vamos a añadir la cena de gala, con las siguientes características:

  • La cena tendrá un coste de 20 euros por persona.
  • Tenemos como máximo 200 plazas para la misma.
  • Deseamos que cada asistente pueda obtener 2 plazas para la cena como máximo (para él y su acompañante si lo tuviese).
  • Deseamos que esté disponible siempre ya que nuestras inscripciones se cierran un mes antes y tenemos tiempo para hacer la reserva de las plazas del restaurante.

Completamos estos datos en nuestro formulario:

Formulario de producto

 

Hacemos clic en Guardar para validar los cambios.

En el segundo ejemplo, vamos a añadir una visita con bus turístico. Pero en este caso necesitamos reservar el bus con dos meses de antelación por lo que queremos fijar la disponibilidad de poder realizar una reserva de una plaza a una fecha dos meses antes del evento, fijaremos la fecha en el campo apropiado:

Bus turístico

advice-icone-6854-96Recuerda que también podremos incluir productos gratuitos, sobre los que podremos controlar la cantidad de stock o número de elementos que se solicita por cada asistente. Todos estos productos estarán disponibles en el proceso de inscripción una vez ha seleccionado el tipo de inscripción que desea.

Sincroniza tu calendario de tu móvil o escritorio con las fechas de los eventos que te interesan.

Una de las utilidades de publicar las fechas de eventos en un formato estándar como ICS es que podemos utilizar otras herramientas disponibles como aplicaciones de escritorio o móvil así como la mayoría de herramientas de calendario, para sincronizar las fechas de los eventos que nos interesan con nuestro calendario.

Si el organizador del evento decide modificar las fechas, éstas también se modificarán en nuestra aplicación de calendario. Veamos cómo hacerlo:

 

1. Busca la url del fichero ICS del evento que te interesa o de la categoría de eventos que queremos.

En Symposium disponemos de multitud de ficheros de fechas en ICS por categorías, lugar, o facultad. Podremos encontrar el enlace al listado completo en el pie de la página.

enlaceICS

También podremos acceder a las fechas de un evento que queramos seguir, en el panel de fechas podremos encontrar el icono de ICS. Tendremos que hacer clic para bajarlo o mejor clic con el botón derecho del ratón para copiar la URL del fichero.

ICSfechas

 

En Google Calendar y otras herramientas de calendario, tenemos la opción de suscribirnos a un calendario por URL. Lo único que tenemos que hacer es pegar la URL del fichero ICS que hemos copiado en el paso anterior.

addics

Esto permitirá además sincronizar este calendario en nuestro móvil Android si lo tenemos vinculado a nuestra cuenta de Google. También podemos hacer lo mismo en IOS, añadiéndolo al iCloud.